Kinh nghiệm chọn máy photocopy cho doanh nghiệp

Chọn máy photocopy cho doanh nghiệp như thế nào?. Đã từng có một sự khác biệt lớn giữa máy in và máy photocopy, nhưng ngày nay, hầu hết các máy in tập trung cho văn phòng là máy kỹ thuật số và đa chức năng. Nó có thể quét, sao chép, in, fax, tải xuống và gửi email. Một số loại máy tiên tiến cũng có thể lưu trữ mã tài khoản, tạo bản sao, in đầy đủ, sắp xếp, dập ghim và in trong suốt. Có những loại máy được thiết kế giảm bớt các tính năng nhằm hạ thấp chi phí và cải thiện năng suất. Một số máy thì có kết nối không dây, chỉnh sửa hình ảnh, các tính năng bảo mật như xác thực sinh trắc học và tiết kiệm điện.

Sự đa dạng của các dòng máy in, máy photocopy trên thị trường có thể khiến việc mua máy trở nên khó khăn. Dưới đây HPs Ricoh services - Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật này sẽ giúp bạn chọn một loại máy in phù hợp với nhu cầu nhất bằng cách đưa ra các loại máy từ các hãng khác nhau, đồng thời so sánh các tính năng cần có của một chiếc máy.

Chọn loại máy nào?

Câu hỏi đầu tiên bạn nên trả lời là bạn muốn máy in đơn sắc hay đa màu. Khi đã xác định rõ bạn có thể bắt đầu xem xét cấu hình bạn muốn. Chiếc máy bạn chọn phải dựa trên ngân sách, nhu cầu và không gian của bạn.

Văn phòng nhỏ/tại nhà

Máy photocopy được thiết kế cho văn phòng nhỏ và các doanh nghiệp nhỏ thường có kích thước bằng chiếc máy tính để bàn để tiết kiệm không gian. Các thiết kế như thế này có thể được mua với giá thấp nhất là $50, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên chi tiêu trong phạm vi 5 triệu đến 18 triệu đồng để có một chiếc máy tốt nhất. Loại máy giá thấp có thể sẽ không đủ các tính năng để đáp ứng cho một doanh nghiệp nhỏ, kể cả những cá nhân không thường xuyên in ấn nên đừng có tiết kiệm quá mức không cần thiết.

Văn phòng

Máy photocopy văn phòng thường có kích thước lớn và được thiết kế để phù hợp với nhu cầu của văn phòng nhiều người. Các máy in như thế này thường có thể được nối mạng và thường bao gồm nhiều chức năng năng in, quét và fax cũng như tùy chọn in trên các khổ giấy khác nhau. Máy in văn phòng bắt đầu từ khoảng 25 triệu đồng, nhưng dòng máy cỡ lớn cao cấp hơn có thể lên đến cả trăm triệu đồng.

Máy photo dùng cho sản xuất

Doanh nghiệp của bạn cần in số lượng lớn, đồ họa cấp chuyên nghiệp và các tùy chọn in nâng cao, bạn có thể cần một máy in sản xuất. Máy in sản xuất cung cấp độ phân giải cao, từ 2400 x 1200 dpi cho bản sao màu đến 9600 x 600 dpi được nội suy với độ sâu màu 8 bit cho bản in đen trắng. Máy in sản xuất có giá phụ thuộc vào các tính năng cụ thể, nhưng máy sản xuất thường có giá từ 7.000 đô la và vượt trên 25.000 đô la cho các mẫu đặc biệt.

Các tính năng để so sánh

Bên cạnh so sánh các loại máy in khác nhau, điều quan trọng là phải xem xét các tính năng quan trọng của máy.

Tốc độ và số trang in

Tốc độ in là một trong những thông số kỹ thuật quan trọng nhất cần xem xét khi bạn chọn máy in, máy photocopy. Tốc độ in thường được liệt kê trên các tờ đặc tả là “ppm” cho các trang mỗi phút. Chúng tôi khuyến nghị tối thiểu 27 ppm cho các doanh nghiệp nhỏ và khoảng 52 ppm cho các doanh nghiệp có nhu cầu in ấn trung bình.

Dung lượng giấy

Thường được mô tả chi tiết là “khay giấy”, bạn sẽ tìm thấy dung lượng giấy của từng máy in cũng như kích cỡ giấy mà máy có thể in. Hãy chắc chắn rằng dung lượng và kích cỡ có sẵn đáp ứng nhu cầu của bạn.

Quét

Gần như tất cả các máy in văn phòng đều có máy quét tích hợp, nhưng không phải máy nào cũng có bộ nạp tài liệu tự động hoặc khả năng quét hai mặt. Bộ nạp tài liệu trên máy quét là bắt buộc nếu bạn có kế hoạch quét một khối lượng lớn tài liệu. Bạn cũng có thể muốn kiểm tra độ phân giải quang học của máy quét nếu bạn có ý định quét hình ảnh cũng như các tài liệu từ. Để quét tài liệu cơ bản, 600 pixel là đủ tốt, nhưng đối với đồ họa, bạn sẽ muốn ít nhất 4800 pixel.

Đồ họa

Máy in sản xuất có thông số đồ họa rất khác với máy in văn phòng. Trên máy in sản xuất, độ phân giải 2400 x 2400 dpi là tiêu chuẩn và quản lý màu sắc là điều cần thiết. Máy in văn phòng được sử dụng chủ yếu để in tài liệu từ có dpi thấp hơn nhiều. Nếu bạn không chắc chắn mức độ đồ họa bạn cần, hãy liên hệ với đại diện từ một công ty máy photocopy và xin tư vấn về việc bạn sẽ sử dụng máy in để làm gì; họ có thể đề xuất một mô hình phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.

Để được tư vấn mua hàng, liên hệ: 0888 333 802

Mực và hộp mực

Bạn cần tìm hiểu về hộp mực của máy in trước khi mua. Thông thường hộp mực của một chiếc máy in laser có thể in đến 3000 trang mới hết. Bạn cũng nên tìm hiểu về vấn đề thay thế hộp mực của bên thứ ba và giá cả mực in của loại máy mà mình đang nhắm tới.

Bộ nhớ

Hầu hết các máy photocopy kỹ thuật số có bộ nhớ trong cho phép chúng giữ lại số lượng lớn tài liệu. Một bộ nhớ trong cũng tương tự như bất kỳ ổ cứng máy tính nào khác. Tùy thuộc vào kích thước của máy, RAM dao động từ 256MB đến 1,5 GB và dung lượng có thể thay đổi từ 1,5 GB đến 1TB dung lượng lưu trữ.

Mua so với thuê

Hầu như tất cả các công ty bán máy in, mực in laser đều cho thuế máy, Mucinlaser.net là một trong số đó. Đây cũng là vấn đề cần lời giải cho các chủ doanh nghiệp. Cả hai phương pháp đều đi kèm với tất cả các loại ưu và nhược điểm, bao gồm ưu đãi thuế, vấn đề bảo trì, khấu hao và chi phí. Nếu bạn không chắc chắn việc cho thuê hay mua có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không, hãy xem liên hệ HPs Ricoh services - Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật để được tư vấn.

Thỏa thuận về dịch vụ bảo hành

Dịch vụ bảo hành máy photo thường bao gồm mực, trống in và các bộ phận máy in. Con lăn, lưỡi làm sạch và các bộ phận khác bị hỏng hoặc mòn theo thời gian cũng được bảo hành. Mỗi nhà phân phối lại thường bao gồm danh sách những bộ phận được bảo hành bảo dưỡng miễn phí nằm trong chính sách. Vì vậy bạn cần biết trước những linh kiện nào sẽ được bảo hành trước khi mua máy in, máy photo.

In phun và Laser

Việc bạn nên mua máy in phun hay máy in laser tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Máy in phun là lựa chọn tốt nhất và kinh tế nhất cho các doanh nghiệp không in nhiều hoặc chỉ in một vài trang mỗi lần. Đây cũng là giải pháp tốt nhất cho những người yêu cầu in màu và hình ảnh chất lượng cao, chẳng hạn như các công ty truyền thông, tiếp thị và các công ty bất động sản. Các doanh nghiệp không có nhiều không gian cũng có thể thích máy in phun vì nó nhỏ hơn và dễ mang theo hơn máy in laser.

Nếu bạn có nhu cầu in lớn chủ yếu là văn bản màu đen với đồ họa không cần cao, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích nhất với máy in laser. Một máy in laser cung cấp sự tiện lợi như in số lượng lớn ở tốc độ nhanh – ngay cả các máy in laser cấp thấp cũng có thể in tới 20 trang mỗi phút – vì vậy phải lãng phí thời gian chờ đợi tài liệu được in. Bạn cũng sẽ nhận được bản in ra tốt với văn bản sắc nét hơn.

Ngoài ra, mặc dù máy in laser thường có mức giá cao hơn, nhưng về lâu dài sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền. Bạn sẽ không cần phải mua và thay mực thường xuyên. Trung bình mỗi trang in có chi phí khoảng 100 – 200đ.

Công ty máy photocopy uy tín

Brother

Nổi tiếng với máy in vải đặc biệt và máy may công nghiệp, công ty Brother cũng sản xuất và bán máy photocopy laser đa chức năng để sử dụng tại nhà, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn. Các máy Brother cỡ nhỏ bắt đầu ở mức khoảng 150 đô la và thường in 24 đến 27 trang mỗi phút. Trong khi dòng Brother Workhorse, chúng tôi khuyên dùng cho SMB, bán lẻ với giá 450 đô la đến hơn 1.000 đô la, với tốc độ in lên tới 52 trang mỗi phút.

Canon

Máy photocopy để bàn nhỏ của Canon rất phổ biến vì thiết kế hấp dẫn, máy quét chất lượng và giá mua thấp. Máy photocopy văn phòng có giá từ khoảng 750 đô la đến hơn 5.000 đô la, tùy thuộc vào cấu hình và tính năng. Hệ thống in sản xuất của Canon rất phổ biến với các doanh nghiệp yêu cầu in ấn cao cấp và công ty có tiếng là cung cấp một số gói cho thuê và dịch vụ tốt nhất trên thị trường.

Epson

Epson sản xuất máy in ảnh cao cấp và máy in vải cũng như máy photocopy đa chức năng có sẵn cho doanh nghiệp. Chất lượng chạy trên toàn bộ dòng Epson, từ loạt máy văn phòng gia đình nhỏ gọn đến máy in đồ họa và định dạng lớn. Epson cũng sản xuất máy in chuyên dụng để in bảng hiệu và các nhãn sản phẩm. Máy in EcoTank của Epson là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ để giảm thiểu chi phí mực.

HP

Máy photocopy đa chức năng giá cả phải chăng của HP rất phổ biến vì chúng có nhiều cấu hình khác nhau và sở hữu chất lượng màn hình cảm ứng tốt nhất so với các thương hiệu máy in thị trường. Dòng máy tính bảng LaserJet Pros của HP, như HP LaserJet Pro MFP M130fw, phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp siêu nhỏ và có thể được mua với giá 300 đô la, trong khi các mẫu tự do có thể được mua với giá khoảng 750 đô la mới hoặc 1.200 đô la mới.

HP cũng sở hữu  bộ phận máy photocopy của Samsung, trong những năm gần đây đã được biết đến với các dòng máy được thiết kế đẹp mắt với khả năng quét và in nhanh. Máy HP phù hợp nhất cho nhu cầu SMB tiêu chuẩn, không phải cho in ấn số lượng lớn.

Xerox

Thường được các quản trị viên hệ thống gọi là Cadillac của máy photocopy, Xerox cung cấp máy in chất lượng cao với mức giá phù hợp. Trong khi một số người dùng cảm thấy giá là hợp lý, những người khác cảm thấy rằng Xerox chỉ đơn giản là một thương hiệu xa xỉ. Xerox nổi tiếng với dịch vụ khách hàng tuyệt vời, máy móc bền bỉ và giao diện người dùng tuyệt vời.

Cuối cùng

Khi lựa chọn mua một chiếc máy in, máy photo hoặc là bạn cần thuê nó cũng giống như mua một chiếc xe hơi. Bạn nên thu hẹp những sự lựa chọn của mình xuống tối thiểu 3 nhà cung cấp khác nhau. So sánh xem nhà cung cấp nào có thể đáp ứng bạn một thỏa thuận tốt nhất.

HPs Ricoh services - Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật